數(shù)字時(shí)代的發(fā)展勢不可擋，新一輪技術(shù)革命和產(chǎn)業(yè)變革要求充分激活數(shù)據(jù)要素潛能，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革。在建設(shè)數(shù)字中國的背景下，檔案工作作為黨和國家事業(yè)的重要組成部分，正以積極的姿態(tài)融入數(shù)字浪潮，通過創(chuàng)新理念、方法和模式，走向全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型。其中，電子文件單軌制管理是實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容、關(guān)鍵手段與應(yīng)有之義。隨著電子文件單軌制持續(xù)推進(jìn)，有必要明確電子文件單軌制推進(jìn)的可能、可行與可為，更加有針對性地推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
一、可能：全鏈數(shù)字，加快推進(jìn)單軌制勢在必行
在數(shù)字中國建設(shè)機(jī)遇下，各領(lǐng)域、各行業(yè)業(yè)務(wù)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐加快，檔案工作亦如是。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案工作的基本趨勢與發(fā)展目標(biāo)?！?/span>“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）明確提出，到2025年，檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。推進(jìn)電子文件單軌制正在進(jìn)行時(shí)。其中，全流程數(shù)字化、全要素規(guī)范化對加快推進(jìn)單軌制提出具體要求。
（一）全流程數(shù)字化，要求加快電子文件單套制歸檔
電子文件單套制歸檔是電子文件單軌制管理的關(guān)鍵一環(huán)。當(dāng)前，業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子文件在數(shù)字環(huán)境下產(chǎn)生已較為普遍，如何打通從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)的歸檔功能是首要問題?！兑?guī)劃》提出，強(qiáng)化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，著力推進(jìn)在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實(shí)推動(dòng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。然而，雖然電子文件單套制歸檔試點(diǎn)工作在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位已有一定基礎(chǔ)，但仍需加快試點(diǎn)工作深入推廣的節(jié)奏，以實(shí)現(xiàn)較為全面的電子文件單套制歸檔實(shí)踐。
（二）全要素規(guī)范化，要求加快電子文件單軌制運(yùn)行
電子文件單軌制運(yùn)行是電子文件單軌制管理的最終狀態(tài)。電子文件單軌制運(yùn)行是指在數(shù)字環(huán)境下僅以電子方式運(yùn)行和保存電子文件，以此確保電子文件流轉(zhuǎn)和管理連貫的一致性，避免不同生命周期階段管理內(nèi)容和方法的割裂，使業(yè)務(wù)流程與檔案管理流程自然銜接，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)要素的規(guī)范管理。雖然電子文件相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)對電子文件移交、歸檔進(jìn)行了一定程度的規(guī)范，但仍有較大改進(jìn)空間，亟需進(jìn)一步深入研究。而這也對電子文件單軌制運(yùn)行提出了一定要求。
二、可行：三管齊下，加快推進(jìn)單軌制具備條件
2021年1月1日施行的《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這在立法層面保證了電子檔案的法律效力。隨著相關(guān)工作的持續(xù)推進(jìn)，電子文件單軌制正從觀望懷疑的氣氛中突圍，走向政策法規(guī)形成支持、理論研究形成共識、試點(diǎn)推廣形成基礎(chǔ)的新階段。
（一）政策法規(guī)形成支持
近年來，從中央到地方，各級主體（既包括國家檔案局也包括地方檔案部門，中共中央辦公廳、全國人大常委會(huì)等單位都有參與）出臺了不少關(guān)于電子文件單軌制的政策法規(guī)，為促進(jìn)電子文件單軌制落地生效提供了政策法規(guī)依據(jù)與支持。如，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》指出，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”“滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔”。《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》明確要求，“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時(shí)以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交”。
（二）理論研究形成共識
針對“單軌制”“雙軌制”“單套制”“雙套制”的討論由來已久，學(xué)者們通過辨析“軌”“套”等概念含義、比較不同管理方式的利弊，逐步厘清實(shí)施單軌制的原因、條件與路徑，在學(xué)術(shù)層面基本形成共識。如，關(guān)于單軌制的涵義，基本上已經(jīng)明確“軌”指的是文件的運(yùn)行狀態(tài)，既包括數(shù)字的也包括非數(shù)字的。而在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，單軌制主要指的是電子文件單軌制，即文件完全在數(shù)字環(huán)境中運(yùn)行。
（三）試點(diǎn)推廣形成基礎(chǔ)
以政策法規(guī)為支撐，單軌制研究與實(shí)踐向縱深發(fā)展。數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)保全等視角的引入使電子文件單軌制管理理念得到充實(shí)完善，過去阻礙單軌制推進(jìn)的技術(shù)難題也隨著數(shù)字簽名技術(shù)、CA認(rèn)證技術(shù)、云技術(shù)等新興技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用迎刃而解，在實(shí)踐中試點(diǎn)推廣單軌制已呈現(xiàn)蔚然之勢。2016年，國家檔案局開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，遴選出33家企業(yè)開展單軌制電子文件歸檔試點(diǎn)。2018年，國家檔案局又遴選若干企業(yè)作為第二批試點(diǎn)單位，以會(huì)計(jì)電子文件的單軌制歸檔和電子發(fā)票（包括其他票據(jù)）的單軌制歸檔為重點(diǎn)開展試點(diǎn)工作。截至2019年，第一批試點(diǎn)的33家企業(yè)全部通過試點(diǎn)驗(yàn)收，標(biāo)志著我國電子文件和電子檔案單軌制工作進(jìn)入了快速發(fā)展的軌道。2021年，雅礱江楊房溝水電站建成基于BIM（建筑信息模型）的楊房溝水電站智能建設(shè)平臺，實(shí)現(xiàn)了國內(nèi)水電行業(yè)首個(gè)工程檔案的數(shù)字化與自動(dòng)化，成為電子文件單軌制管理和檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新標(biāo)桿。
三、可為：自上而下，靶向布局單軌制推進(jìn)任務(wù)
數(shù)字技術(shù)的深入發(fā)展和政策法規(guī)的日益完善使單軌制具備了良好的推進(jìn)條件。然而，在走向單軌制的道路上仍存在一些“絆腳石”，包括原生電子文件生成過程中的形成要求與歸檔要求存在差異；原生應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)的多樣化與電子檔案載體形態(tài)有限存在差異；業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通以及單軌制管理中的全程控制和電子憑證等問題。以問題為導(dǎo)向，相關(guān)部門單位應(yīng)自上而下，靶向布局單軌制推進(jìn)任務(wù)。
（一）頂層布局下階段單軌制建設(shè)路向
加快推進(jìn)單軌制應(yīng)建立在單軌制建設(shè)已有探索的基礎(chǔ)上。一方面，按歸檔數(shù)據(jù)類型分類設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)通用的單套歸檔與單軌運(yùn)行流程，推動(dòng)單軌節(jié)點(diǎn)、要素的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，適應(yīng)絕大部分單軌狀況；另一方面，集中研究力量探索不同數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式、系統(tǒng)環(huán)境等新階段單軌制研究中的關(guān)鍵問題，為電子文件單套歸檔與單軌運(yùn)行常態(tài)、良性建設(shè)提供重要支撐。
（二）加強(qiáng)單軌制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系化建設(shè)
電子文件生成、辦理、歸檔、移交、保存等過程中涉及的要素紛繁復(fù)雜，每一項(xiàng)工作都應(yīng)有明確的要求、規(guī)范和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，電子文件相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范存在多主體、多主題、多對象等特征，體系化不強(qiáng)。下一步應(yīng)著重以流程與內(nèi)容為框架，構(gòu)建起電子文件單軌制管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并以此為面板，指導(dǎo)未來單軌制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定與修訂。
（三）加強(qiáng)后端價(jià)值傳導(dǎo)提升數(shù)據(jù)效能
單套制歸檔與單軌制運(yùn)行不是終點(diǎn)，而是起點(diǎn)。在完成單套制歸檔后，檔案部門還應(yīng)通過提升技術(shù)手段、強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用、發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值，增強(qiáng)電子文件單套制歸檔與單軌制運(yùn)行的動(dòng)力。可通過開發(fā)電子檔案資源庫、檔案知識庫、檔案開發(fā)與利用平臺等支持電子文件歸檔和電子檔案保存利用；利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的發(fā)現(xiàn)與重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值最大化。
（四）大力推動(dòng)單軌制的整體生態(tài)構(gòu)建
加快推進(jìn)單軌制，還應(yīng)從生態(tài)圈構(gòu)建的視角入手，探討主體、客體、手段等各項(xiàng)要素的良性循環(huán)。以理念轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)領(lǐng)，形成包括治理體系、外包體系、科研體系等在內(nèi)的電子文件單軌制生態(tài)圈，從制度、模式、學(xué)術(shù)等多方面為加快推進(jìn)單軌制提供支持。
文章轉(zhuǎn)載自 中國檔案報(bào) 公眾號
文章作者：中國人民大學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展研究中心副主任 牛 力
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